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如何用时间管理提升工作效率

北大总裁班 2018-09-02 新闻资讯 366

很多人天性不羁,排斥周密安排、拒绝工作计划,然而到头来往往发现自己的工作、生活一团糟,远远没有达到预期目标。

如果你对此已经厌倦,但又难以接受、更难遵守一份严格的日程安排,那么不妨换个思维——别再将“时间管理”理解为一套要严格遵守的条条框框了,试着将它理解为提升工作效率的方法,发现并培养专属于你的节奏。

史蒂夫·布拉德利是一名设计师和作家,他曾说:“不管你是否有意为之,你的设计作品中总会有节奏在流动。是节奏激活了空间感,也是节奏创造了氛围,更是节奏引导观众理解你的设计。”同样,节奏也能帮助你高效利用时间。



每个月的节奏

当你一个月做了比较少的计划时,常常能做到比原计划更多的事情。

大部分人都有一种自然的节奏,能在一个月内完成一项重要的工作项目,或者实现一次自我提高。如果你要求自己在一个月内做到三件这样的事情,那么可能一件事都开不了头。而如果你承诺这个月只做一件这样的事,那么你就很有可能完成。

记住这个每月一个项目的节奏,会让你舒服很多。

另外,保持自己整个月都精力充沛也是非常重要的。当然会有例外,但按照常规来说,大多数人每个月最多只能有一到两次出差,否则就会明显跟不上节奏。另外,还要考虑你参加社交活动的频率。这些活动会让你的生活更加丰富多彩,但是当例外变成常态,你就会失去自己的节奏。

每一周的节奏

每周的会议和工作任务可能都不一样,但是形成通用的节奏会对你大有裨益。

你可以将它理解成一个设计范式。你可以先设计一个总体样式,然后再针对每一个具体项目做必要的修改——这样,你就有了一周的具体安排。

为了达到一周的最佳节奏,你不妨尝试以下方法:

周一早晨,抽出一段时间来做这一周的计划,同时让自己的状态从周末中恢复过来。

周三下午,尽量让自己投入地做一件事,进行“中间变奏”。以我为例,整周都得做小项目,但是当我需要专注于新书策划这样的大项目时,就会选择在周三下午,远离所有会议,集中精力进行这项工作,而这往往会带来让人惊喜的效果。

周五下午逐步结束工作。我通常会留出三个小时,整理没能在预期时间内完成的任务,或者做一些并不紧急的琐碎工作。以这种方式来结束一周,会让你心情愉悦。

至少留出一个工作日的晚上,用于处理私人待办事项和充电。我是一个社交达人,但是一个人即使再外向,也要有私人空间。

如果有必要,我还会继续优化这些内容。但是,目前我非常喜欢这个节奏,它让我一整周都特别舒服,还能在周末前获得解脱。

每一天的节奏

没有完美的方案能让你过好每一天。

一些人建议在早晨查收邮件,另一些人的意见却完全相反。关键在于,你要对自己绝对坦诚,知道如何让自己达到最佳状态,从而让每一个24小时都价值最大化。

以我为例,上午我会先用1-1.5个小时做计划、回复邮件以及完成一些容易处理的待办事项。然后,我会投入到难度较大的工作中,比如联络客户等,这会一直持续到10-11点。我希望一天的会议时间不要超过4小时,并且会为自己争取下班前半小时的自由时间,用于对一天的工作进行梳理和总结。

而对于我的客户来说,他们每天最好的节奏是在早晨飞速回复邮件,然后立刻投入到深度工作中。午饭后,他们往往开会以及处理突发事件。

无论你喜欢哪一种,你都要清楚地知道,自己什么时候适合专注工作,什么时候适合开会,以及什么时候适合做安排,这样才会保证所有事情都在朝着正确的方向开展。

节奏的回归

最后,当你的节奏发生重要变化的时候,你要知道如何回到起点,这至关重要。

当你觉得自己停滞不前、并对此无限自责时,你要接受自己,并允许自己花时间进行调整。

在一场会议或者重要活动后,你不妨给自己半天的整顿时间。你可以进行收尾工作,也可以继续跟进,还可以整理文件和笔记……这能让你从之前的工作中收获最大的价值。

一个朋友曾告诉我,她出差参加会议的时候,总是会在旅馆多订一晚,这样就能够在回家之前将一切都处理完毕。事情越乱,你就需要越多的时间进行调整,从而才能回到正常的节奏中去。

要知道,每个月、每一周和每一天的节奏,既能创造井然的秩序,也可以给你充分的自由度。正是这两者,让你的工作、生活协调顺畅。

是时候去找到属于你的节奏了。

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